Nejrušnější období celého roku v e-commerce na scéně – Vánoce jsou tady. Určitě už jste zaznamenali zvýšené množství objednávek, a to samotný vrchol teprve přijde. Tu největší část přípravy máte nejspíš za sebou, ale stále ještě stihnete některá vylepšení, která vám pomohou předvánoční frmol lépe zvládnout.
Největším problémem, se kterým se e-shopy před Vánoci obvykle potýkají, je zvládnout náhlý příval objednávek. Také pracujete až do pozdních nočních hodin, abyste stihli vyexpedovat všechny zásilky včas? Jste zavalení lavinou objednávek a prostě nestíháte? Anebo stíháte, ale za cenu totálního vyčerpání? Pak čtěte dál. Máme totiž pár tipů, jak předvánoční prodeje zvládnout snáz.
Automatizace e-shopu šetří čas
Klíčem ke zvládnutí náporu, jakým jsou Vánoce, je automatizace. Pokud automatizujete procesy, u nichž to lze, zbyde vám více času na ty úkoly, při kterých to bez vás nepůjde. Jaké e-shopové procesy můžete ve WooCommerce automatizovat a tím zrychlit celou expedici?
Potvrzení o zaplacení objednávky
Zaplatili, nezaplatili? Připravit balík, nebo ještě počkat? Dohledávání plateb a jejich párování s čísly objednávek je monotónní činnost, která nejen že zabere spoustu času, navíc se v ní snadno udělá chyba. A to především ve chvíli, kdy toho máte moc a chyby se vám nehodí. Jak zajistit, abyste vždy měli spolehlivý přehled o tom, kdo zaplatil a kdo ne?
V tomto případě můžete s úspěchem automatizaci použít. Co vám pomůže?
- Platební brána. Pokud máte platební bránu pluginem propojenou s WooCommerce e-shopem, váš e-shop automaticky přejímá potvrzení o proběhlé platbě a mění stav objednávky na “Zpracovává se.” Pokud ještě platební bránu nemáte, pak je nejvyšší čas si ji pořídit. Podívejte se na naše pluginy pro platební brány.
- Párování plateb převodem. Pokud v e-shopu nabízíte i možnost platby převodem, budete potřebovat nástroj, který vám došlé platby spáruje s objednávkami. Pokud používáte účet u banky Fio, pomůže vám s tím Fio platební brána, která došlé platby ohlídá a změní stav zaplacených objednávek. Další možností je použití fakturačních programů a propojení pluginem, přes které dosáhnete téhož: Došlé platby se spárují s objednávkami a plugin změní stav objednávky na “Zpracovává se.”
Tímto způsobem ušetříte spoustu času a úsilí, které by stálo manuální párování plateb. Nicméně to není vše – automatické párování a změna stavu objednávky proběhne s minimální časovou prodlevou (došlá platba tak nečeká, až bude mít někdo čas ji zkontrolovat) a na změnu stavu může okamžitě navázat další automatizace.
Zapsání údajů do systému dopravce
Platba přišla, je čas odeslat balík! Stále u toho ještě sedíte a ručně kopírujete údaje pro doručení do systému dopravců? A víte jaká je to ztráta času? Zaslat zákazníkem zvolenému dopravci přesně ty údaje, které k doručení potřebuje, jde dnes již automaticky.
Dopravní pluginy pro WooCommerce umožňují propojit e-shop se systémem dopravců. Můžete si stále nechat určitou část kontroly a údaje odesílat kliknutím na (jedno!) tlačítko, anebo to celé nechat na stroji a odesílat údaje na základě změny stavu objednávky. Obě varianty přinesou podstatnou časovou úsporu oproti ručnímu vyplňování.
Při zcela automatickém odesílání údajů pro doručení na základě stavu objednávky opět snížíte časovou prodlevu na minimum.
Období před Vánoci je hlavní e-shopová sezóna
Objednání svozu a tisk štítků
Když dopravce už ví, že chcete odeslat balík, stále ještě zbývá to skutečné, fyzické odeslání. Objednání svozu pro balík také zrychlíme – díky dopravnímu pluginu je to otázka kliknutí. U některých dopravců (např. DPD) lze povolit i plně automatické objednávání svozů na další pracovní den. Můžete to tak zcela pustit z hlavy.
Tisk štítků je činnost, která se ještě bez lidského úsilí zcela neobejde, ale již zmiňované dopravní pluginy ji také znatelně ulehčí a zrychlí. Štítky na balíky vygenerujete a vytisknete přímo z administrace obchodu a poté již jen nalepíte na balík.
Fakturace
Vystavování faktur následuje po zaplacení zásilky. Stejně jako předchozí činnosti se dá dělat manuálně (a ztrácet tím spousta času a riskovat chyby) nebo si ji můžete ulehčit. Takové ulehčení nabízí fakturační programy s možností propojení s WooCommerce. Díky nim můžete generovat PDF faktury automaticky za použití údajů z objednávky a také je automaticky zasílat e-mailem zákazníkům.
Fakturační programy mimo jiné oceníte v období daňových přiznání a kontrolních hlášení, pro které tyto programy umí generovat podklady. Podívejte se na WooCommerce pluginy pro fakturaci a vyberte si ten pravý, který ušetří váš čas i nervy.
Jak může vypadat automatizovaná expedice zásilek?
Třeba takto:
Zákazník v e-shopu uskuteční objednávku, zvolí platbu kartou přes platební bránu a dopravu přes kurýrní službu DPD. Ihned po provedení platby platební brána poskytuje potvrzení platby a stav objednávky se mění na “Zpracovává se.” Na tuto změnu stavu reaguje dopravní plugin DPD odesláním dat do systému dopravce a objednáním svozu. Fakturační plugin mezitím vystaví fakturu a odešle ji zákazníkovi e-mailem společně s potvrzením objednávky. Zaměstnanec e-shopu zabalí zásilku, vytiskne a nalepí štítek a předá ji kurýrovi.
Příklad automatizace správy objednávek ve WooCommerce e-shopu
Pokud zákazník vybere a uskuteční platbu převodem na účet, pak:
Po připsání platby na účet fakturační plugin spáruje platbu s objednávkou a změní stav objednávky na “Zpracovává se.” Na tuto změnu stavu naváže dopravní plugin DPD odesláním dat do systému dopravce a objednáním svozu. Fakturační plugin mezitím vystaví fakturu a odešle ji zákazníkovi e-mailem společně s potvrzením objednávky. Zaměstnanec e-shopu zabalí zásilku, vytiskne a nalepí štítek a předá ji kurýrovi.
Na každém automatizovaném kroku ušetříte pár minut. Kolik času ušetříte, když započítáte všechny zásilky, které vám před Vánoci projdou rukama?
