Vystavování faktur je jednou z povinností e-shopařů. Nebývá to příliš oblíbená činnost, nicméně je velmi důležitá a její neplnění může mít nepěkné důsledky. Jak zařídit, abyste fakturovali správně a přitom to zabralo co nejméně času? Odpovědí je automatická fakturace.
V tomto článku si rozebereme povinnosti e-shopů z hlediska fakturace a jak si fakturování automatizací ulehčit a zrychlit.
Musí e-shop vystavovat faktury?
Ne vždy. Faktury nemusíte vystavovat soukromým osobám, pokud o to výslovně nepožádají. Naopak fakturovat musíte vždy podnikatelským subjektům (OSVČ, firmy). Technicky je ale daleko jednodušší automaticky vystavovat faktury všem zákazníkům a většina e-shopů to tak i dělá.
Co musí být na faktuře?
Obsah faktury se liší podle toho, zda jste nebo nejste plátci DPH a zda vedete účetnictví.
| Neplátce DPH | Plátce DPH |
|---|---|
| Pokud nevede účetnictví: -jméno a příjmení (OSVČ) nebo název firmy – sídlo (fakturační adresa) – IČ – označení v registru, ve kterém jste zapsaní (např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík) – formulace “Nejsem plátcem DPH” – částka Pokud vede účetnictví, tak navíc ještě: – položky viz Neplátce – Nevede účetnictví – označení a obsah účetního dokladu – informace o účastnících transakce – celková suma (nebo částka za měrnou jednotku a její množství) – datum vydání účetního dokladu – datum uskutečnění účetního případu (pokud se liší od data vystavení faktury) – podpis zodpovědné osoby | – údaje o prodávajícím – jméno a příjmení, příp. název firmy – adresa sídla – IČ a DIČ – označení registru, ve kterém je zapsán (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.), právnické osoby uvádí údaj o zápisu včetně oddílu a vložky – údaje o zákazníkovi – jméno a příjmení nebo název firmy – adresa sídla – IČ, příp. DIČ – datum dodání zboží či služby – rozsah a druh služby nebo množství a druh výrobku – daň – základ – sazba – celková výše – datum vystavení faktury |
Jak fakturovat v e-shopu?
Cest, jak fakturovat v e-shopu je více. Pojďme se na ně podívat
Manuální vystavování faktur
Zejména začínající podnikatelé často nechtějí investovat do fakturačních programů a volí cestu manuálního vystavování faktur v textových nebo tabulkových editorech (např. MS Word, Excel), které ale pro tuto práci nejsou přizpůsobené.
Vystavování faktur tímto způsobem nejen že je zdlouhavé, ale zároveň neobsahuje žádnou kontrolu správnosti. I v případě, že potřebujete vystavit jen pár faktur ročně, doporučujeme spíše využít některý z fakturačních programů. Ty často nabízejí free verzi, která umožní vystavit menší počet faktur ročně zdarma.
Manuální vystavování faktur ve fakturačním programu
O něco pokročilejší je použití fakturačních programů, které dovedou fakturovat podstatně rychleji a zároveň se na ně můžete spolehnout co se týče faktické správnosti obsahu faktur. Takovými fakturačními programy jsou např. iDoklad nebo Fakturoid.
Fakturační programy zrychlí vystavování, ohlídají, zda jsou na faktuře všechny požadované údaje, očíslují je a upozorní vás, pokud nejsou zadané údaje ve správném formátu.
Nicméně stále musíte manuálně kopírovat údaje z e-shopu do fakturačního programu a kontrolovat, zda jste ke všem objednávkám fakturu vystavili.
Propojení e-shopu s fakturačním programem
Nejpokročilejší z těchto možností je použití fakturačního programu a jeho propojení s e-shopem. Ve WooCommerce e-shopu je toto propojení možné díky fakturačním pluginům.
Při použití fakturačního pluginu dochází k předávání dat z WooCommerce e-shopu přímo do fakturačního programu. To znamená, že nemusíte ručně kopírovat údaje o objednávkách do programu ani hlídat, zda máte všechny objednávky vyfakturované.
Funkce fakturačních programů jsou dostupné přímo v rozhraní e-shopu – např. vystavování a odesílání faktur přímo z administrace e-shopu, nebo upozornění na objednávky, ke kterým faktura vystavena nebyla. Takto zvládnete fakturovat na pár kliknutí nebo jej můžete plně automatizovat pro ještě vyšší efektivitu.
Jak funguje automatická fakturace?
Díky propojení e-shopu s fakturačním programem může fakturace probíhat zcela automaticky. Po vytvoření objednávky jsou potřebná data odeslána do fakturačního programu, který automaticky fakturu vytvoří. Není tedy třeba nijak zasahovat ani kontrolovat, zda byla faktura ke všem objednávkám vytvořena. Odkaz na fakturu lze připojit k automatickému e-mailu o objednávce, a tak ji doručit zákazníkovi.
Obdobně lze automatizovat i vystavování zálohových faktur (proforem) nebo dobropisů (při vracení peněz). Veškeré tyto automatizace můžete spárovat se stavy objednávek ve WooCommerce podle potřeb e-shopu.
Proč začít fakturovat automaticky?
Automatická fakturace přináší tyto výhody:
- Nenáročnost: Zprovoznění a nastavení je nenáročné. Poté, co automatickou fakturaci nastavíte, není třeba dalších akcí.
- Spolehlivost: Díky automatickému přebírání dat nedochází k chybám. Na faktuře bude vyplněné vše tak, jak uvedl zákazník.
- Formální správnost: Protože faktury vystavuje specializovaný fakturační program, jsou fakticky správně a obsahují položky, které obsahovat mají.
- Časová úspora: Po prvotním nastavení již není třeba do fakturace nijak zasahovat a vše běží samo.
- Pohodlnost: Vše najdete na jednom místě. Faktury zobrazíte i upravíte přímo v administraci e-shopu. Nemusíte tedy přecházet na jiné weby nebo aplikace.
Jak ve WooCommerce nastavit automatickou fakturaci?
Podívejte se, jak jednoduše nastavit automatickou fakturaci se systémem iDoklad. Budete potřebovat účet u iDokladu v tarifu, který umožňuje napojení na API, a plugin iDoklad. S jejich propojením a základním nastavením vám pomůže naše dokumentace.
Toto je návod na nastavení automatické fakturace v iDokladu. Preferujete systém Fakturoid? Podívejte se na náš návod pro Fakturoid >>
Veškerá nastavení v tomto návodu provádíme v nastavení pluginu iDoklad (Toret plugins > iDoklad).
1. Nejprve nastavte automatické vytváření proforem. V nastavení pluginu iDoklad v sekci Vytvoření proforma faktury k jednotlivým metodám platby přiřaďte stav objednávky. V tomto stavu se automaticky vystaví a odešle proforma.
2. Stejným způsobem nastavte stavy v sekci Vytvoření běžné faktury – pro automatické vytváření faktur.
3. Automatické vystavování lze nastavit i pro dobropisy – v sekci Vytvoření dobropisu.
4. Klikněte na Uložit nastavení.
Nyní máte nastaveno automatické vystavování dokumentů. Dále můžeme nastavit automatické odesílání zákazníkům.
Jak nastavit automatické odesílání faktur zákazníkům?
1. Automatické odesílání e-mailu s fakturou, proformou či dobropisem je možné dvěma způsoby:
a. Odesílání e-mailu s odkazem na dokument ihned po jeho vytvoření. Tento e-mail odesílá systém iDoklad a můžete jej nastavit zvlášť pro každý typ dokumentu. Nastavíte jej v sekci Odesílání e-mailu. Nezapomeňte zaškrtnout, zda tyto e-maily chcete posílat zákazníkům, sobě nebo účetní.
b. Připojování odkazu na dokument k automatickým e-mailům WooCommerce. Tyto e-maily odesílá WooCommerce při změně stavu objednávky. Nastavíte jej v sekci Přidání odkazu na fakturu do emailu.
2. Pro WooCommerce e-maily můžete upravit textaci, která se použije v části s odkazem na fakturu či proformu. Textaci změníte v sekci Nastavení informací v emailu a v Můj účet. Podobu e-mailů odesílaných z iDokladu můžete upravovat ve svém iDoklad účtu.
3. Provedené změny nezapomeňte uložit.
Nyní máte nastaveno automatické odesílání dokumentů zákazníkům.
TIP: Kromě automatického vystavování a odesílání faktur je také velmi užitečné párování přijatých plateb s fakturami a jejich automatické uhrazení. Tuto funkci iDoklad nabízí též a více jsme o ní psali v návodu na párování plateb.
Automatická fakturace zvyšuje efektivitu správy e-shopu
Automatická fakturace WooCommerce e-shopu je velký pomocník. Ušetří čas i práci, poskytne jistotu správnosti a uvolní vaše kapacity pro jiné zásadní činnosti. Přitom se stále jedná o finančně i technologicky dostupné řešení, které si zvládne majitel WooCommerce e-shopu implementovat sám. Automatizujte fakturaci ve WooCommerce s pluginem iDoklad právě nyní.
