Vystavování faktur je jednou z povinností e-shopařů. Nebývá to příliš oblíbená činnost, nicméně je velmi důležitá a její neplnění může mít nepěkné důsledky. Jak zařídit, abyste fakturovali správně a přitom to zabralo co nejméně času? Odpovědí je automatická fakturace.
V tomto článku si rozebereme povinnosti e-shopů z hlediska fakturace a jak si fakturování automatizací ulehčit a zrychlit.
Musí e-shop vystavovat faktury?
Ne vždy. Faktury nemusíte vystavovat soukromým osobám, pokud o to výslovně nepožádají. Naopak fakturovat musíte vždy podnikatelským subjektům (OSVČ, firmy).
Technicky je ale daleko jednodušší automaticky vystavovat faktury všem zákazníkům a většina e-shopů to tak i dělá.
Co musí být na faktuře?
Obsah faktury se liší podle toho, zda jste nebo nejste plátci DPH a zda vedete účetnictví.
Nejsem plátce DPH
Pokud nevedete účetnictví, na faktuře musíte uvést následující minimum:
- jméno a příjmení (OSVČ) nebo název firmy
- sídlo (fakturační adresa)
- IČ
- označení v registru, ve kterém jste zapsaní (např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík)
- formulace “Nejsem plátcem DPH”
- částka
Při vedení účetnictví je třeba kromě předchozích položek přidat ještě následující:
- označení a obsah účetního dokladu
- informace o účastnících transakce
- celková suma (nebo částka za měrnou jednotku a její množství)
- datum vydání účetního dokladu
- datum uskutečnění účetního případu (pokud se liší od data vystavení faktury)
- podpis zodpovědné osoby
Obsah faktury se liší podle toho, zda jste či nejste plátci DPH a také zda vedete účetnictví.
Jsem plátce DPH
V případě plátců DPH je nutné na fakturách uvádět:
- údaje o prodávajícím
- jméno a příjmení, příp. název firmy
- adresa sídla
- IČ a DIČ
- označení registru, ve kterém je zapsán (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.), právnické osoby uvádí údaj o zápisu včetně oddílu a vložky
- údaje o zákazníkovi
- jméno a příjmení nebo název firmy
- adresa sídla
- IČ, příp. DIČ
- datum dodání zboží či služby
- rozsah a druh služby nebo množství a druh výrobku
- daň
- základ
- sazba
- celková výše
- datum vystavení faktury
Jak fakturovat v e-shopu?
Cest, jak fakturovat v e-shopu je více. Pojďme se na ně podívat
Manuální vystavování faktur
Zejména začínající podnikatelé často nechtějí investovat do fakturačních programů a volí cestu manuálního vystavování faktur v textových nebo tabulkových editorech (např. MS Word, Excel), které ale pro tuto práci nejsou přizpůsobené.
Vystavování faktur tímto způsobem nejen že je zdlouhavé, ale zároveň neobsahuje žádnou kontrolu správnosti. I v případě, že potřebujete vystavit jen pár faktur ročně, doporučujeme spíše využít některý z fakturačních programů. Ty často nabízejí free verzi, která umožní vystavit menší počet faktur ročně zdarma.
Manuální vystavování faktur je časově náročné a náchylné k chybám. Bez použití fakturačního programu nemáte jistotu správnosti.
Manuální vystavování faktur ve fakturačním programu
O něco pokročilejší je použití fakturačních programů, které dovedou fakturovat podstatně rychleji a zároveň se na ně můžete spolehnout co se týče faktické správnosti obsahu faktur. Takovými fakturačními programy jsou např. iDoklad nebo Fakturoid.
Fakturační programy zrychlí vystavování, ohlídají, zda jsou na faktuře všechny požadované údaje, očíslují je a upozorní vás, pokud nejsou zadané údaje ve správném formátu.
Nicméně stále musíte manuálně kopírovat údaje z e-shopu do fakturačního programu a kontrolovat, zda jste ke všem objednávkám fakturu vystavili.
Propojení e-shopu s fakturačním programem
Nejpokročilejší z těchto možností je použití fakturačního programu a jeho propojení s e-shopem. Ve WooCommerce e-shopu je toto propojení možné díky fakturačním pluginům.
Při použití fakturačního pluginu dochází k předávání dat z WooCommerce e-shopu přímo do fakturačního programu. To znamená, že nemusíte ručně kopírovat údaje o objednávkách do programu ani hlídat, zda máte všechny objednávky vyfakturované.
Funkce fakturačních programů jsou dostupné přímo v rozhraní e-shopu – např. vystavování a odesílání faktur přímo z administrace e-shopu, nebo upozornění na objednávky, ke kterým faktura vystavena nebyla.
Při tomto způsobu se fakturování omezí na pár kliků nebo jej můžete plně automatizovat pro ještě vyšší efektivitu. Podívejme se blíže na automatickou fakturaci.
Jak funguje automatická fakturace?
Díky propojení e-shopu s fakturačním programem může fakturace probíhat zcela automaticky. Po vytvoření objednávky jsou potřebná data odeslána do fakturačního programu, který automaticky fakturu vytvoří.
Není tedy třeba nijak zasahovat ani kontrolovat, zda byla faktura ke všem objednávkám vytvořena. Odkaz na fakturu lze připojit k automatickému e-mailu o objednávce, a tak ji doručit zákazníkovi.
Obdobně lze automatizovat i vystavování zálohových faktur (proforem) nebo dobropisů (při vracení peněz). Veškeré tyto automatizace můžete spárovat se stavy objednávek ve WooCommerce podle potřeb e-shopu.
Automatická fakturace vám uvolní ruce pro řešení kreativnějších úkolů spojených s provozováním e-shopu.
Benefity automatické fakturace
Pojďme více vyzdvihnout benefity automatické fakturace. Jde především o:
- Nenáročnost: Zprovoznění a nastavení je nenáročné. Poté, co automatickou fakturaci nastavíte, není třeba dalších akcí.
- Spolehlivost: Díky automatickému přebírání dat nedochází k chybám. Na faktuře bude vyplněné vše tak, jak uvedl zákazník.
- Formální správnost: Protože faktury vystavuje specializovaný fakturační program, jsou vždy fakticky správně a obsahují položky, které obsahovat mají.
- Časová úspora: Po prvotním nastavení již není třeba do fakturace nijak zasahovat a vše běží samo.
- Pohodlnost: Vše najdete na jednom místě. Faktury zobrazíte i upravíte přímo v administraci e-shopu. Nemusíte tedy přecházet na jiné weby nebo aplikace.
Jak ve WooCommerce nastavit automatickou fakturaci?
Abyste mohli ve WooCommerce automatizovat fakturaci, budete potřebovat provést následující kroky.
- Vybrat si fakturační program, který je dostupný pro propojení s WooCommerce, a vytvořit si v něm účet. Srovnání fakturačních programů jsme se věnovali v článku Fakturace WooCommerce: Pluginy šetří čas a předchází chybám.
- Pořídit si fakturační plugin pro propojení WooCommerce e-shopu s fakturačním programem. Naši nabídku fakturačních pluginů najdete v kategorii WooCommerce fakturace a účetnictví.
- Plugin nainstalovat, aktivovat a nastavit. S tím vám pomůže dokumentace, která je pro každý z našich pluginů k dispozici.
Klíčový bod pro nastavení automatické fakturace ve WooCommerce je zvolit, při jakých stavech objednávky se budou faktury (příp. proformy a dobropisy) vystavovat. To nastavíte pro každou metodu platby zvlášť.
Pro bankovní převod nebo platbu přes platební bránu tak můžete nastavit generování faktury po potvrzení platby – ve stavu objednávky “Zpracovává se”, pro dobírku až v okamžiku zaplacení při převzetí – stav “Dokončeno”.
Zálohové faktury (proformy) se generují ještě před zaplacením objednávky, můžete je tedy vystavovat ve stavu “Čeká na platbu”. Pro stav “Vráceno” lze zase nastavit automatické vystavování dobropisů pro vracení peněz.
Takto snadno nastavíte v pluginu Fakturoid stavy objednávek, při kterých se budou generovat faktury a proformy.
Odkaz na fakturu, proformu nebo dobropis lze přidat do automaticky generovaných WooCommerce e-mailů o objednávce. Faktura se tedy nejen automaticky vytvoří, ale i odešle zákazníkovi.
V případě, že z jakéhokoliv důvodu k automatickému vystavení faktury nedojde, obdržíte díky pluginu e-mailové upozornění na nevystavení faktury a můžete nastalou situaci zkontrolovat.
Automatická fakturace zvyšuje efektivitu správy e-shopu
Automatická fakturace WooCommerce e-shopu je velký pomocník. Ušetří čas i práci, poskytne jistotu správnosti a uvolní vaše kapacity pro jiné zásadní činnosti. Přitom se stále jedná o finančně i technologicky dostupné řešení, které si zvládne majitel WooCommerce e-shopu implementovat sám. Už jste automatizovali?
